山东临沂金翠动物药业有限公司副总经理  王祥伟

一、前期做好宣传及准备工作
由负责该区域业务人员与客户协商召开时间、地点、规模、招待费用、场地承担等具体事项，协商一致后由业务人员上报营销部经理，营销部经理同意后，负责该区域业务人员在座谈会召开前十五天填写座谈会申请表向公司提出申请，由营销部经理、总经理签字后交市场部经理。
市场部经理收到座谈会签呈后，马上联系讲课专家，安排条幅、标语、产品宣传材料、纪念品，并及时向业务人员、营销部经理通报准备情况。该区域业务人员在签呈获得批准后应立即通知客户，并协助客户在座谈会开始前十天通知养殖户和联系场地,及时向公司报告工作进度。
召开座谈会须负责参加人员的招待费、场地使用费(在村镇举办的一般使用村镇小学,在县城举办的可租用宾馆会议室)、通知养殖费用户可由客户承担。公司可负责条幅、标语、产品宣传材料、笔记本、笔、奖品及聘请讲课专家等相关费用，需要招待的费用可由公司和客户协商承担。
营销部经理组织市场部经理、区域业务、技术人员、讲课专家须于座谈会召开前一天携带材料（条幅、标语、产品宣传材料、笔记本、笔、奖品等）到达举办所在地，并与客户一起到现场考察，悬挂条幅、贴标语，与客户商量座谈会来人登记、时间安排、纪念品发放，如招待在哪里招待、什么标准、多少人等。
二、要按照程序进行,并控制其气氛
座谈会举行当天，在举行场地门口从早八点到座谈会开始时应由客户按排专人登记，发放材料包（由公司准备，内装公司产品宣传材料、笔记本、笔）。
考虑到养殖户距离远近等原因，座谈会一般在上午九点半（或十点）进行，到上午十二点结束，时长约两个小时左右。座谈会由营销部经理或该区域业务人员主持，时间可安排如下：
1．简单介绍公司情况（约5分钟时间），
2．“请大家欢迎×××学校（单位）的×××教授（老师）为大家讲解最新疾病流行特点及防治。”（讲课过程约90分钟时间），
3．“下面请大家就养殖过程中碰到的问题向×××教授（老师）提问。”（约30分钟时间），
4．与客户商量，如客户进行其它活动继续，安排其它活动则结束。 
    为调动气氛，如果座谈会只发放了笔记本和笔等简单用品，可增加抽奖项目，将参加人员（以登记为准）序号写好后卷成团放如纸箱内，让客户、讲课专家、养殖户代表（限一人）各摸出一个，按顺序摸中的依次为一、二、三等奖。奖品由公司准备，可买小型电吹风、充电式手电筒、小型收音机等价格不高但比较精致实用的物品，记得多准备一、两件送给主办该活动的客户作为答谢。
    活动结束后，公司人员可请主办客户一起吃午饭（一定要公司请客,客户可能会带比较重要的三五个人一起去），利用座谈会的高昂情绪与客户分析一下座谈会的得失，并探讨下一步深入合作的相关问题。
    三、事后做好总结
    回公司后，市场部经理、营销部经理、该区域业务、技术人员、讲课专家要总结本次座谈会的成功和不足之处，并填写《座谈会综合评价表》，由市场部备案供以后参考。